会议纪要如何写 如何写好一份会议纪要
【会议纪要如何写 如何写好一份会议纪要】
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最近看程佳老师写的书,发现他们都强调新人要快速融入团队,而管理的一条“捷径”就是写会议纪要。
有一个经典的例子:傅生在周3721公司工作时,第一次和周见面后,就被分配做会议纪要。
周把想得很快,那天又讲了两个小时。
于是,傅生一直忙着整理会议纪要,直到凌晨三点。他不仅梳理了要点,还加入了周讲话背后的逻辑,将整个会议纪要提炼为一个邮件文本摘要,让别人收到会议纪要邮件时,一眼就能知道会议内容。
看到傅生的会议纪要后,周非常欣赏,立即安排傅生签约会议纪要。
几年后,奇虎内部有人认为,公司里能和周进行思维对话的只有两个人,其中一个就是傅生。
傅生做会议记录的经历让他记忆深刻。后来他总结,写会议纪要不仅仅是为上级服务,更重要的是,在这个过程中,对别人的思维方式和决策方式进行整理、提炼、反思和深入思考,本身就是一种学习。
在上面的案例中,傅生写的会议纪要其实已经超出了纪要本身的内容,更像是会议纪要+会议总结+会议纪要。
对于大多数人来说,在日常工作中很难参加信息密度高的会议,大多数情况下只需要写会议纪要。
那么如何写会议记录呢?
什么是会议记录
首先要区分会议记录和会议纪要。
会议记录是什么?
会议纪要记录了整个会议过程,记录了过程中的讨论和发言人的论点和论据,有利于事后必要时回忆。
在傅生一案中,他记录和梳理了周的全部发言。
会议记录呢?
会议纪要是行动指南,是整个会议的最终结论,而不注重过程。
会议记录的内容
除了时间、地点、参会人员,会议纪要最重要的三个要素是结论、负责人、跟进点。
未达成共识或需要会后确认的事项应明确列出。
会议记录中的每一项都必须符合MECE规则,每一项都是独立的,逻辑上是平行的。格式,即:
负责人说:“我们要做什么——什么时候完成——会达到什么效果?”
会议记录和其他事项
1.常规会议纪要必须邮寄,除了参会人员,还需要抄送双方直接领导,这在大公司是非常必要的。
除了让双方领导知道这次会议的内容,还可以防止事后的纠纷。
2.写邮件名称时,写“某某会议纪要,请查收”的效果最差,所以可能改为“某某会议纪要,请确认您负责的项目”。这将确保大多数人会再次观看。
3.所有会议必须有会议记录。没有会议纪要的会议,是指双方没有达成共识,没有采取行动,是浪费时间,或者是无效会议。
所以,会议最后的纪要大概是这样的。你可以参考一下:
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以上,一份完整的会议纪要大概是这样的。
但根据实际工作,很多中小公司没有写会议纪要的传统,单纯依靠听写和记忆。
你的公司通过电子邮件写会议记录吗?
结束
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