运用这23个PPT小技巧，让你的年终总结又快又好，转发收藏

文 | 明哥，前麦肯锡战略咨询顾问，埃森哲管理咨询顾问，一个喜欢用思维导图架构PPT的老司机，职场技能，掰开揉碎、说给您听，欢迎关注我的头条号@思维导图PPT肖老师，一起共同精进、成为职场精英。
又到年底，做年终总结、项目汇报、或是岗位竞聘，往往都需要写PPT，而我们之前反复提示，PPT不是Word的翻版，一份好的PPT，最重要的是有吸引力的故事，其次是故事的逻辑主线，第三则是PPT的排版、配色、图表技巧等。
1、汇报的逻辑

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2、PPT的逻辑设计1、结构清晰：结论先行，采用What-Why-How的黄金圈法则来展示。

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2、层次清晰原则：完全穷尽，相互独立。

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3、重点突出，不要试图传递所有细节。

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4、可参考下列4种方式进行逻辑设计，重点推荐What-Why-How黄金圈法则和SCQA故事结构。

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3、在母版页中使用故事线在埃森哲的PPT母版中，默认页上会插入了一个文本框占位符，用来描述PPT的逻辑主线（Storyline），这个故事线，一般2~3行文字，用以向观众展示故事逻辑。如果你认真看完AC顾问的片子，将每个片子的Storyline串在一起，那就是PPT的故事剧本。

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4、母版的设计，决定了PPT的逼格母版不是模板，母版的作用在于定义和统一板式、配色、字体等风格，比如统一的导航文字，统一微软雅黑、深青色字体、统一LOGO、页码等，如下图所示：

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另外，通过母版中的故事线（Storyline），提醒我们在每页片子用2~3句话来概述每页片子的内容，并进行前后两个片子之间的内容串联。

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开始PPT制作之前，第一步要先充分设计母版，比如下面母版，定义了文本框、图形元素、小图标的大小、颜色、位置等。

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设计好母版后，在后续制作片子时，只需要在片子上右键，"版式"、选择适合的版式即可，母版会将字体、配色、布局、动画等带到片子中。

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5、TED故事模式设计PPT的故事线TED故事公式的核心是冲突，TED故事=冲突+行动+结局（解决方案）。
"张总，去年我家生老二，老婆没工作、经济压力大，我还经常请假回家看老婆（冲突）。可是，年终奖你不但多给了2000块，还安慰我说以后要多回家看看孩子（行动），现在孩子已经100天了，长的白白胖胖，多可爱，要不是遇上你这样的好领导，还不知道怎么办呢"（结局），说这些话的时候，你眼含泪花、微微欠身地看着他（情感），说完之后，把孩子的百日酒请帖递过去（展示）。

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6、用思维导图搭建PPT框架

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方法：打开Mindmanager，制作汇报提纲，分别展示第一级、第二级目录，查看逻辑是否严谨、内容是否有吸引力，然后在"另存为"中选择PPT格式，在导出选项中选择适合的PPT模板即可，如下图所示：

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7、幻灯片分组利用PPT的"分节"功能来进行分组管理，这个功能对于经常写PPT的人来说太还好用了，尤其是对于页数很多的PPT，分组管理可以实现整组前后移动，修改时可以只关注组内的某几个片子，是我个人最喜欢的操作之一。

小贴士：

我的习惯是一般先定义好分组，相当于定义了PPT的一级目录，这样做可以让PPT的结构更加有逻辑，条理更加清晰一些。

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方法：在要分组的幻灯片上方右键，选择"新增节"，搞定，如上图所示。
8、图片版式：图片的SmartArt排版方法：插入多张图片，全部选中，格式/图片版式，选择适合版式即可，这个图片版式，其实是图片的SmartArt排版效果，逼格很高哦。

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详细操作见下图动画：

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9、使用SmartArt画结构图

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10、文本转化成SmartArt图方法：将光标移动到文本框内部，右键，选择"转换为SmartArt"即可。

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11、图文穿插，让静态的画动起来

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（1）打开母版，设置背景格式为"图片或纹理填充"

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（2）插入一个任意多边形，沿着人物背景，勾勒出被身体遮住的部分。

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（3）选择刚做好的任意多边形，在设置背景格式中选择"幻灯片背景填充。

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12、圆角，让图形图表不再中规中矩方法：选择三角形图形，右键，设置形状格式/线条/设置线条宽度，连接类型选择圆角即可，详细操作见下图动画：

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13、动态图表，牢牢抓住观众的注意力优点：将观众的注意力聚焦在图表上，凸显差异对比。

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方法：插入/图表/柱形图/动画/按系列/擦除，如下图所示：

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小贴士：

将圆形、三角形、卡通人物等复制到剪贴板，然后单击图表中的系列后粘贴，即可将矩形框变成其他形状了，比如：

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14、使用设计器，充分利用系统的设计思维（1）打开设计器：文件/选项/PowerPoint选项/常规/设计器，勾选自动显示设计灵感即可。
（2）插入一张图片，设计器会会在右侧自动匹配出各种不错的设计效果，选择喜欢的即可，操作见下图：

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15、使用PPT删除背景功能去除图片背景、水印等方法：选中图片，格式/删除背景/标记要保留的区域/保留更改即可，不知道如何操作，可参考下列动画。

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16、批量提取PPT中的图片、音频、视频方法：将PPT文件的扩展名"pptx"修改为"zip"，然后解压缩，依次打开ppt、media文件夹，全部图片、音频、视频都在那里。
17、批量导入图片如果汇报的PPT图片较多，可以使用相册功能进行批量导入。
方法：插入/相册/新建相册/选择文件夹，如下图所示：
18、使用取色器，想要哪里（的颜色）点哪里通过取色器快速提取图片和形状中的颜色，从而确保配色风格一致，一般可以从公司LOGO中提取几个基本颜色。

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19、使用动画效果如下图的齿轮效果，做好齿轮后，在"动画"选项中，选择"陀螺旋"即可，第1、3个齿轮的方向选"逆时针"，第2个齿轮选"逆时针"即可。

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再比如下列的鱼骨图结构：

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20、使用动画刷，快速复制动画效果动画刷与格式刷一样，可以将一个对象上的动画效果复制到另外一个对象上。

小贴士：

与格式刷相同，单击动画刷时，只能刷一次，双击动画刷时，可以无数次复制动画效果，直到按下"esc"键为止。
21、增加撤销步数PPT默认的撤销步数是20步，可以设置大一些，方便修改PPT的过程过程中发现错误，可以一直回撤到需要的版本为止。
方法：文件/选项/高级/撤销步数，修改数字即可，最大可设置撤销99步。
小贴士：
我个人的习惯是靠版本来管理，通过"另存为"的方式，将文件保存为一个新版本，比如"XXX年终总结汇报-V1.2-20201228"，这样，版本号和日期都可以作为修改依据，一天内修改的版本，只需要修改版本号即可。
22、使用图层效果，内容再多也不怕点不到了依次选择开始/选择/窗格，点击右边的"眼睛按钮"即可隐藏/恢复相应的对象。

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23、使用"自定义放映"功能，一键准备多个汇报版本按各汇报对象的关注点，提前准备好多个版本，避免汇报时临时挑选汇报内容，另外，使用"自定义放映"生成的多个版本，其实是在同一个PPT上对每个片子进行标记，这样做的好处是如果修改了其中的某页，各个版本都会同步，避免分成多个文件后，一旦修改，每个文件都需要逐一修改的问题。
方法：幻灯片放映/自定义放映/定义自定义放映，选择不同的片子，保存为多个版本即可。

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