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电脑知识|怎么做word文档，word文档干啥用的( 三 )

小知识


2、怎样处理文档文本？
上面说到我们得到了一个含有纯净文本的txt文件 。 是不是马上要把这些内容复制过去呢？先不要着急 。 还记得我们说过文档内容统一的重要性么？由于文档内容可能是拼凑起来的 ， 所以需要我们对内容进行处理 ， 把一些关键字词统一起来 ， 另外还要去掉冗余字符 ， 这个工作交给记事本来做再合适不过了 。
首先要去掉一些多余的空格、回车符号 。 去空格简单 ， 直接把空格替换成空字符就可以了 。 去回车比较麻烦 ， 需要把文本遍历一遍 ， 可以和统一全文关键字的工作放到一起干 。 做完这些工作 ， 文本处理基本上就完成了 ， 下面把记事本里的内容copy到doc文档中去 ， 第一步OK 。 3、怎样整理文本？
我做文档的心得是 ， 在划分好章节之前 ， 千万不要轻易插入图表 。 而是要把这个工作放到最后去做 。 为什么呢？因为此时每一项图标的插入 ， 都会引起整个文档结构的变化 。 换句话说 ， 你每插一个图表 ， 底下的文本就会变动一次 ， 从效率的角度来看这也是不可取的 。 所以我们接下来要做的工作是整理文本 。 它包括两项内容： （1）划分章节
有一点要指出来 ， 很多朋友不注意文档结构的设计 ， 做出来的文档结构不明确 ， 层次相当混乱 。 举个例子：有人把第一层标题设计成“一、二、三”的样式 ， 接下来第二层是“1、2、3、” ， 但到第三层变成了“（一）、（二）、（三）、”后面紧跟着“（1）、（2）、（3）、” ， 再后面数字不够用了 ， 就用英文字母凑数 ， 于是“A、B、C、a、b、c、a)、b)、c)···”这样一来整个文档的结构体系就被打乱了 ， 读者往往看着看着就陷进作者设计的结构迷宫里去 ， 最后看完了脑子里还是一团浆糊呢 。
所以在这里本人郑重建议 ， 在设计你的文档结构之前 ， 请一定要规划一下层次的深度 。 如果深度小于四 ， 一般来说不会出什么问题 ， 但如果大于四 ， 请认真考虑你的文档标题层次如何规划 。
我的习惯是从章节开始划分文档 ， 但不喜欢“§1.1.1.1.”这样的结构 。 一般来说 ， 文档的大块用中文标题来划分比较美观 ， 可以用“第x章”“第X节”来做文档的前两层标题 。 这样一来 ， 第三层次的内容就划分的很细了 ， 如果再要分层 ， 可以用（一）（二）（三）这样的结构 。 到这一层为止 ， 你的文档基本上应该被划分成单段的文本了 ， 如果还需要继续细分 ， 就可以用1、2、3以及（1）（2）（3）来划分每个具体的文本条目 。 需要注意的是 ， 有些条目很短 ， 并不成段 ， 往往只有一两行文本 ， 并且能保证位于同一页或相邻的两页之中 。 这时候我们就不要劳神用数字划分它们了 ， 最好选一个你喜欢的漂亮符号 ， 比如我就喜欢用◆区分它们 。

另外要注意的是 ， 并不是所有的层次都要映射到目录里面去 。 实际上我们只需要映射前三层就足够了 。
最后要建议在为每个图表预留的位置里加入三个回车 。 为什么加入三个回车呢？这里要解释一下 。 标准word文档一般都用1.2或1.5倍固定行距编排文本 ， 但固定行距插入图片后是无法正常现实的 ， 所以我们预留三个回车 ， 是为了把他们的行距设为标准行距 ， 这样一来为插入图表减少了很多麻烦 。 (2)分页和收尾
分页的工作看似无足轻重 ， 很多朋友不怎么重视 。 但如果这项工作没做 ， 后面插入图表的时候会相当麻烦 ， 不信当你为一张图不听指挥跑来跑去而抓狂的时候就明白了 。 正确的做法是 ， 首先把文档按最高层次划分 ， 在第一级标题前面插入分页符 ， 另外别忘了预留两到三个空白页给封面和目录；然后检查一下文档 ， 如果某个预留图表的空位空间太小放不下 ， 就需要在这里多插入一个分页符备用 。

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