●档案内容数字化可视为档案管理数字化转型的核心内容，既是档案部门在大数据时代立足实践做出的适应性战略转型，也是信息时代档案用户使用需求与档案部门突破工作瓶颈、实现自我升级的完美契合点。目前，实现档案内容数字化的典型例子是各个国家或地区的数字人文项目。在数字化的基础上，对档案内容文本进行分类、聚合和关联，利用GIS、VR、AR等技术对档案内容进行展示。例如，1993年，美国弗吉尼亚大学数字历史研究中心发起的以美国内战时期平民生活档案为主题的“阴影谷项目”，将内战时期许多平民的原始记录进行了数字化和展示，如信件、日记、声明、公告、报纸和演讲等。
面向用户的数据授权升级了多样化的文件服务
档案的数据管理最终使档案使用者受益。基于数据的档案资源、数据处理技术和可视化技术的碰撞，将使未来的档案服务体验与传统的档案利用服务大相径庭，数据是提升档案服务的关键因素。
●首先，数据赋权和基于知识的档案服务。数据化档案资源为知识型档案服务提供了源源不断的原材料和坚实的数据基础，数据化档案管理是推动这一发展的强大动力。近年来，我国相关领域的学者开始尝试从理论层面探索历史文献等档案资料的数字化。例如，王开堆基于CDBD和中国地理信息系统的技术思想，将徽州家谱中的文字和地理信息数字化。实现基于知识的档案服务，需要借助语义、本体和知识图谱对档案内容进行语义拆分、清理、合并和可视化，最终呈现丰富全面的档案知识成果。随着技术的不断发展，档案资源的数字化程度将不断提高。档案服务将满足档案用户的日常需求，并将由数据驱动成为知识型。
●二是数据驱动的档案部门跨学科合作。在这个“数据为王”的时代，数据是组织间相互竞争的重要资源，但也是不同组织间战略合作的基础。2017年，文化部“十三五”文化科技创新规划提出:“依托数字文化资源元数据存储建设，收集数据、组织关联。研究用户数据采集标准，推动全国图书馆、博物馆、文化馆、美术馆用户数据的采集和共享。与社会力量合作开发利用文化资源数据，选择优质社会数据与文化资源数据的融合”。档案部门保存着大量的历史文化资源。然而，该计划并未明确提及档案部门应如何参与其中。目前我国还没有国家层面的档案部门跨学科合作的战略规划，这说明我国档案部门的跨学科合作还有很大的发展空间。2020年新修订的《中华人民共和国档案法》中明确提出“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，促进档案数字资源跨地区、跨部门共享利用”。利用档案数据促进档案部门的跨机构、跨领域合作，积极借鉴国外档案、博物馆等领域合作联盟的相关经验，不断推进与图书馆、博物馆、美术馆、文化馆等文化遗产机构的合作，不断扩大档案数据资源库，是档案部门实现档案资源信息化建设和发展的必由之路。可以预见，图书馆、档案馆等机构间的数据共享以及数字人文项目等领域的合作，将在新技术的支撑下，为档案用户带来更加立体的利用体验。
●三是收集利用档案用户数据，优化档案服务。除了上面提到的文件内容数据，过去没有注意到的文件用户数据的收集和利用也是文件管理数据的表现形式之一。在保护隐私和安全的前提下，用户可以利用自己生成的大数据，提供更加个性化、精准化的归档服务。有档案学领域的学者提出利用个人用户形成的“小数据”，实现档案信息资源的精准服务。换句话说，就是利用个人用户形成的用户习惯、资源需求等数据，勾勒出“用户画像”，实现对档案用户的针对性服务，与用户积累的大数据发展并不矛盾。个人档案用户形成的“小数据”是形成档案用户大数据的数据库。海量的档案用户数据有利于大部分用户掌握档案利用的整体情况，有利于档案资源的利用率，有利于档案用户的满意度和反馈。对于档案用户数据的利用，可以采取“小数据”和大数据相结合的方式，在对档案用户利用有一个整体把握的前提下，进一步突出个性化服务。
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