4、经常做清洁
要经常使用柔软的干布清洁传真机，保持外部的清洁 。 对于传真机内部，最好每半年清洁保养一次 。
5、使用环境很重要
传真机要避免受到阳光直射、热辐射，及强磁场、潮湿、灰尘多的环境，防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件 。
传真机怎么使用？ 使用方法如下：
——传真机的连接
传真机背后有一个插座标有“LINE”，从该插座引出的两线用于与电信局来的两条电话线相接 。
有的传真机本身不带电话机，它通常还有“TEL”插座，在此可以接上一个电话机 。
电话机和传真机实际上是串行连接的（包括自身带电话机的传真机，其内部亦如此） 。 有人将电话机与传真机并联相接，即电话机直接联到“LINE”上，这时如果采用该电话机拨号来进行传真机发送，则会出现通信失败的现象，原因是传真机内部线路并没有转换到外部“LINE”上去 。
——发送原稿的准备
一台传真机收到文件的质量部分取决于发送的原文件的质量，以下几点将有助于得良好质量的原稿文件；1用打字机机打印；2用黑墨水书写3用白色或浅色的纸 。
为了慎重起见，用户有在传真之前，可以先将原稿文件用该传真机复印一下，扶持它送到收端的质量如何，通过调对比度、清晰度（分辩率）或选用图片（半色调）方式可以改善传送原稿的质量 。
如果被传真的文件纸非常薄（厚度小于0.06mm），或非常厚（厚度大于0.15mm），或者文件有折叠、扭曲、撕破、粘贴，则可将原件用复印机复印后再传送 。
传真机通常备有一张用透明纸做的载体，如果被传真的文件胡折叠、扭曲、破损或粘贴而无法复印时，可将其夹入载体进行传送 。 将原稿入入载体夹使有文字的的那面朝透明纸面 。
如果被传送文稿尺寸大于传真机所能接收的最大宽度，或者小于所能接受的最小宽度，亦可先用复印机进行缩小复印或放大复印，使之成为能够传送的文件 。
——复印操作
复印操作是传真机最为简单的操作，但它的意义却不简单 。
首先，它有类似于复印机的功能 。 有的传真机设有专门复印键，将文稿放在进稿器上，按下该复印（COPY）键，即可完成复印动作，通常复印操作均按“FINE（清晰）”方式进行 。 现在市场有些中高档传真机也具有增强复印功能，比如放大/缩小复印，复印缩放范围一般为25%~200%，排序复印等；目前大多数传真机的复印键盘和启动键是合二为一（START/COPY）的，这时，要进行复印操作的话，需首先确认传真机线路是处于未接通的状态，否则，按下“START/COPY”键，将成为发送状态 。
其次，复印操作可以判断一台传真机扫描、打印及主控部分是否有故障 。 若在传真机上复印出来的副本不清楚，那接收方收到的文件也不会清楚 。 所以，我们要知道传真件不清楚不一定是接收方的问题，要根据具体情况具体分析 。
——发送文件
1、手动拨号发送文件
-装入文件 。 把将要发送的文件放入文件进稿器上，选择好清晰度和对比度 。
-呼叫对方 。 拨对方的电话号码，若占线可重拨，直至拨通 。
-等待对方“准备好”的回音 。 此时可能出现两种情况：A、如果对方传真机处于自动接收状态，用户会听到“准备好接收”的“哔”音信号（CED信号）；B、对方是手动接收状态，请对方操作员按下“启动（START）”键，你将听到类似“哔”音的信号 。
-启动发送操作 。 当听到对方来的“哔”音信号，立即按下“启动”键，挂下话筒，文稿会自动地进入传真机并被发送到对方去 。 此时，如果传输成功，将会显示“成功发送”信息，倘若通信失败，亦会有出错信息显示 。
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