其次，复印操作可以判断一台传真机扫描、打印及主控部分是否有故障 。 若在传真机上复印出来的副本不清楚，那接收方收到的文件也不会清楚 。 所以，我们要知道传真件不清楚不一定是接收方的问题，要根据具体情况具体分析 。
——发送文件
1、手动拨号发送文件
-装入文件 。 把将要发送的文件放入文件进稿器上，选择好清晰度和对比度 。
-呼叫对方 。 拨对方的电话号码，若占线可重拨，直至拨通 。
-等待对方“准备好”的回音 。 此时可能出现两种情况：A、如果对方传真机处于自动接收状态，用户会听到“准备好接收”的“哔”音信号（CED信号）；B、对方是手动接收状态，请对方操作员按下“启动（START）”键，你将听到类似“哔”音的信号 。
-启动发送操作 。 当听到对方来的“哔”音信号，立即按下“启动”键，挂下话筒，文稿会自动地进入传真机并被发送到对方去 。 此时，如果传输成功，将会显示“成功发送”信息，倘若通信失败，亦会有出错信息显示 。
2、用缩位拨号或单触键拨号发送文件
如果传真机具备快速拨号功能，且用户所需的电话号码已存入传真机，这时，将文稿放进文稿进纸器中，且选择好分辩率和对比度，按下相应的缩位拨号键或单触键，传真机将开始自动拨号，拨通以后的操作方法同上面的手动发送 。
有的传真机具有自动发送状态，这时它会发一个标识自己之后，可自动转入启动发送状态，在单触键或缩位键拨号是传真的单音信号（CNG），对方传真机若为自动接收的话，在收到该CNG信号后，便自动进入传真状态，进行传真通信；对方传真机若是手动接收的话，对方操作员听到类似于“哔”音的CNG信号后，便可按下“启动”键，开始传真文件的接收 。
——接收文件
从传真机的发送文件来看，接收文件亦被分为两种状态 。
-自动接收 。 自动接收时，传真机必须是处于自动接收状态，可用键选择或者通过编程设置；通常会有自动接收批示灯批示或在显示屏上显示现时为自动接收状态 。
对方发送的传真到来时，电话铃在响若干声后（可按要求设置）即转入自动接收，接收对方来的的传输文稿 。
接收完毕，若成功，则会有通信成功的信息显示；不成功，则会有出错信息显示或告警 。
-手动接收 。 在传真机处于手动接收的状态下，电话铃声响声后，即可进行接收操作，具体可分两种情况：A如果对方是手动发送，回答呼叫，按照对方要求，按下“启动”键，挂下话筒，便可接收对方来的传真文件；B对方是自动发送时，在拿起话筒时，会听到类似“哔”音的CNG信号，这表明对方是自动发送传真状态，这时按下“启动”键，便能接收文件 。
传真机怎么使用啊？ 接传真：分自动和手动两种 。 可以在机器上设置，详细参考说明书 。
如果是自动接收，电话响了几声之后就会自动转成接收状态，你不用理的 。
如果是手动接收也不麻烦，拿起电话，对方会说“给个信号”，你就要按“确认”按键，一般不同的传真机按键的名称不同，也有叫“开始传真”的 。 但一般它会是最大的那个键 。 当你听到听筒里有信号传输的声音，就是有点刺耳的那种，你就可以放下听筒，这时传真机上就会显示“正在传输”（不同传真机说法不动） 。 你只要保证传真机里有纸就可以接到了 。
发传真：把你要发的原稿放入传真机，一般传真机都会自动进纸，说明传真机已准备好可以传真，拿起电话，按完号码后，等对方给信号，如对方是自动的，会在几声响后听到信号声（与收传真时听到的声音相同） 。 如是手动的，就有人接听，请对方给信息，也会听到以上声音，这时你可以按“确定”（同收传真），之后放下听筒，原纸在机器上走一遍后传真就发过去了 。
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