电脑知识|如何做好ppt技巧,ppt制作方法与技巧( 七 )



■PPT编辑放映两不误
能不能一边播放幻灯片,一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢?答案是肯定的,只须按住Ctrl不放,单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了,此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角 。 修改幻灯片时,演示窗口会最小化,修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了 。

■将PPT演示文稿保存为图片
大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为“Web页”可以将幻灯片中的所有图片保存下来,如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢?
打开要保存为图片的演示文稿,单击“文件-另存为”,将保存的文件类型选择为“JPEG文件交换格式”,单击“保存”按钮,此时系统会询问用户“想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片?”,根据需要单击其中的相应的按钮就可以了 。
如何做好PPT?怎么样才会让自己的思路更清晰? 一、目标明确

在商务活动中,做PPT通常是为了追求简洁明朗的表达效果,以便有效辅助沟通 。 但是PPT也有局限性 。 不了解这些局限,在PPT里面书写长篇文字报告,绘制复杂表格――这种[超能"的PPT,不仅制作过程痛苦,而且最终结果通常是[根本看不懂!"

那么PPT的特长和局限分别是什么?我注意到外企员工言谈当中,常用英文[Presentation"来代替这个意义模糊的[PPT" 。 我查了查,发现维基百科词典上对[Presentation"的解释,恰好说出了它的目的、能力特长和局限――

只能面向一类观众,演示一个话题内容,只能表达关键要点,达到留下深刻印象的目的 。 怎么做好看的ppt 。

牢记这几点,那我们做PPT的时候,就自然会比较[收敛",也容易确定一个更合理的目标 。 这样就不会再洋洋洒洒做出六七十页,企图在一个文件里面讨论好几个复杂问题了 。
二、形式合理

微软给PPT文件起了个中文名字:演示文档 。 顾名思义就知道它的用法了 。

但实际上PPT文件有两种主要用法 。 一是辅助现场演讲的演示,二是直接发送给受众自己阅读 。 要保证达到理想的效果,就必须针对不同的用法选用合理的形式 。 怎么做好看的ppt 。 考虑配合演讲或直接阅读时受众的感受,做相应的细节处理 。

演讲现场用的PPT,就要全力服务于演讲 。 多用图表图示,少用文字 。 这样让观众可以一边看,一边听你讲 。 演讲、演示相得益彰,效果是最好的 。 这种情况下适当的运用特效、动画等功能,可以帮助你控制演讲的节奏,也可以让演示效果丰富多彩,有利于活跃演讲气氛 。

直接送去给别人阅读的PPT,则必须添加尽可能简洁但描述清晰的文字,以代替你的演讲,引领读者理解你的思路 。 整个PPT和其中的每一页幻灯片都要具备很清晰的阅读顺序,逻辑性要求更高 。 这样才能保证受众独自阅读PPT就能[跟着你走",理解你的意思 。

三、逻辑清晰

如前文所述,[简洁"正是PPT能在[时间就是金钱"的商业活动中广泛流行的原因 。 但为了追求简洁,我们很容易无意识地删减了一些要点,受众就[看不懂" 。

想保证要点齐全,就要建立清晰、严谨的逻辑 。 有两种方法是非常有效的 。

一是遵循幻灯片的结构逻辑 。 通常一个PPT文件包含10-30张幻灯片,不仅要包含封面页、结束页和内容页,还必须有紧跟封面页的目录页来展示整个PPT的内容结构 。 必须有章节页(各章节的封面)把不同阶段的内容划分开,并呼应目录,保障整体连贯 。 结束页之前,还要有总结页,引领受众回顾要点,切实留下深刻印象 。 每一个内容页,也必须严格遵守大标题、小标题、正文、注释--这样的内容层级结构 。 而且结构层次不宜太多,关系要么并列,要么递进 。 否则,不仅阅读者会看晕,很可能你演讲时自己都会讲晕 。

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